Omnisoft

Omschrijving

“Hotel in de cloud” werd ontwikkeld met een aantal hedendaagse trends in het achterhoofd: “iedereen werkt stilaan op een of andere manier via een netwerk of het internet. We willen toegang krijgen tot programma’s en bestanden van op verschillende plaatsen en op nagenoeg elk tijdstip van de dag. Persoonlijke vrijheid speelt hierbij een belangrijke rol. We willen werken van op elke PC, netbook of portable; zowel thuis, op kantoor of op reis zonder hiervoor telkens opnieuw programma’s te moeten installeren”.

Om aan deze tendensen tegemoet te komen werd bij de ontwikkeling van ‘Hotel in de cloud‘ gekozen om gebruik te maken van native webapplicaties. Dit laat toe om de applicatie vanuit een browser op te roepen zonder dat er speciale software noodzakelijk is. De basisversie laat zo toe kleinere hotels aan heel lage prijs mee te stappen met de nieuwe trend. Voor grote(re) hotels of veeleisende managers bestaat nog steeds de pro-versie.

Automatisering voor meer efficiëntie

Deze module laat toe om de klanten te beheren en verhuurcontracten op te stellen. Elk contract kan verschillende stadia doorlopen bijv offerte, voorschotaanvraag, bevestiging en factuur. Bij elk stadium hoort er eventueel een afzonderlijk document. Deze documenten kunnen telkens opgemaakt worden in de taal van de klant: Nederlands, Frans, Duits, Engels, Italiaans, Spaans of Portugees. De gegevens van de klant moeten echter maar 1 maal ingevuld worden, ze blijven behouden tijdens het volledige verloop van de cyclus.

Bij elk contract worden oa volgende gegevens bijgehouden: kamer, datum van het verblijf, aantal personen, voorschot, …

Op het einde van het verblijf wordt er dan een afrekening/factuur opgesteld. De overnachtingen, de maaltijden, extra kosten, … worden ingegeven en vervolgens kan een factuur gemaakt worden. Tevens kan men bijhouden op welke manier betaald werd (cash, visa, …).

Zowel de betalingen als de facturen kunnen doorgeboekt worden naar de boekhouding. Hiervoor dient men echter ook de boekhoudmodule aan te schaffen.

Bij het boeken van een contract worden er controles uitgevoerd zodat dubbele boekingen niet mogelijk zijn. Er bestaat tevens een visuele voorstelling van de beschikbaarheid van de kamers.

Doordat het systeem online werkt, kan er een optionele koppeling voorzien worden met de website. Op deze manier kunnen de klanten zelf gaan zoeken of er nog kamers vrij zijn in een bepaalde periode.

Alle documenten kunnen ook elektronisch doorgestuurd worden naar de klant. Op deze manier kan je snel reageren op vragen van de klanten. Dit werkt uiteraard ook kostenbesparend, aangezien er geen papieren exemplaren per post verstuurd worden.

Deze module kan ook gebruikt worden voor de verhuur van lokalen, sportaccommodatie, … Hiervoor wordt er eventueel nog extra mogelijkheid voorzien om per contract een tijdslot op te geven. Op deze manier kan men een sportterrein verhuren op bepaalde dag van 14h tot 18h

Ons basispakket “Hotel in the cloud” bestaat uit

Beheer van klanten
Opmaak van offertes, opties, contracten en facturen in 7 talen
Visualisatie beschikbaarheid (Cardex)
Prijstabel op basis van periode en kamertype.
Lijst toekomende en vertrekkende huurders
Lijst bezetting, ontbijtlijst en poetslijst
Export data voor Nationaal instituut voor de statistiek (NIS-lijst) en Westtoer

Optionele modules:

Professionele Cardex met o.a. koppeling aan e-Id
Koppeling aan eigen website
Koppeling Cubilis – Stardekk (oa booking.com)
Koppeling met kassa-systeem (tevens een cloudtoepassing) via ipad, ipod touch, iphone, tab en tablet pc.
Koppeling met boekhoudpakket

Download een PDF folder